Dokumentenmanagement

Die Idee des papierlosen Büros faszinierte schon vor 30 Jahren – heute sehen wir dies etwas nüchterner angesichts des enorm gestiegenen und immer noch ansteigenden Papierverbrauchs in unseren Büros. Und daran sind nicht nur die "Internet-Ausdrucker" schuld...

Das Handling der im Geschäftsbetrieb anfallenden Dokumente wurde zudem eher schwieriger… durch die teils elektronische, teils papiergebundene, nicht selten doppelt vorhandene Aufbewahrung und eine Verarbeitung teilweise mit mehrfachen Medienbrüchen. Die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement sind heutzutage somit sehr hoch: Orientierung an flexible Geschäftsprozesse, Bedarf an einer schnellen Auffindbarkeit, an langfristiger Archivierung und Revisionssicherheit, um nur einige Stichworte zu nennen. Und doch gibt es einen Lichtschimmer am Ende des Tunnels: Leistungsfähige und doch erschwingliche Hardware und intelligente Softwarepakete kombinieren sich zu ganzheitlichen Systemen, mit denen sich die prozessorientierte Dokumentenverarbeitung in den Griff bekommen lässt und komplexe Geschäftsprozesse über eine einzige zentrale Anwendungsoberfläche gesteuert werden können.

Aus dem klassischen Dokumentenmanagement werden Funktionen zur Verarbeitung von Emails, Faxen, Briefen oder anderen elektronischen und papiergebundenen Formularen übernommen. Hinzu kommt ein System zur Archivierung sämtlicher Daten, inklusive umfangreicher Such-, Sicherungs- und Verwaltungsfunktionen, die eine Revisionssicherheit und die Erfüllung verschiedener Reporting-Standards garantieren (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen, GdPdU Sarbanes-Oxley-Act, Basel III).

Durch das "Baukastenprinzip" können einzelne Standardkomponenten kundengerecht zusammengestellt werden. Bei der Verarbeitung von Post- und Rechnungseingängen, dem Extrahieren von Daten aus papiergebundenen Formularen, der Auftrags- und Angebotsabwicklung, internen Genehmigungsverfahren, u.v.m., unterstützt die jeweilige Lösung den Anwender mittels Digitalisierung und Automatisierung bei der Optimierung von Abläufen und Prozessen.

DMS in Kurzform und aus betriebswirtschaflticher Sicht:

• Schnelles Wiederauffinden von Dokumenten (Enterprise Search, semantische Suche etc.) und somit Verhinderung der Doppelerstellung/-bearbeitung.
• Langfristige Lesbarkeit der Dokumente (TIFF/PDF/A).
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (bis zu 30 Jahre).
• Automatisierte Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände (checkIn/Out).
• Gültigkeitsstatus der Dokumente (nur freigegebene Dokumente sind ersichtlich)
• Zentrale Vorlagenverwaltung für die Dokumentenerstellung.
• Dokumentenerstellung im Team (mit Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungsprozessen).
• Mehrstufiges Zugriffsberechtigungskonzept (Informationssicherheit und Datenschutz.)
• Protokollierung aller Aktivitäten am Dokumente (Audit Trail).
• Vermeidung einer Mehrfachablage identischer Dokumente (single instance)
• Automatisierte Löschfunktion nach Beendigung der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer.
• Multifunktionsviewer zur Anzeige beliebiger Dateiformate.
• Komfortable Integration in die führenden ERP/CRM- oder Drittsysteme.

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